Bytte regnskapsfører: slik gjør du det

Mange blir værende hos et regnskapsbyrå de egentlig ikke er fornøyd med, fordi de tror et bytte er komplisert. Det er det sjelden. Du eier dine egne regnskapsdata, og et ryddig bytte håndteres i bakgrunnen av det nye byrået. De fleste er fullt over på et par uker, uten avbrudd i den løpende driften.

Du eier dine egne data

All regnskapsdata, alle bilag og hele hovedboken tilhører bedriften din, ikke byrået som har ført regnskapet. Du har rett til å få dataene utlevert i et maskinlesbart format, slik at de kan tas med til et nytt byrå eller system. Det betyr at du aldri er «låst inne» hos en leverandør du ikke er fornøyd med – det eneste du trenger, er å be om dataene og avtale en overgang.

Slik foregår byttet, steg for steg

Først tar du kontakt med det nye byrået og forteller kort om bedriften: selskapsform, omtrentlig antall bilag og hva du trenger. Da får du et konkret tilbud. Deretter henter det nye byrået bilag, hovedbok og saldobalanse fra ditt nåværende byrå eller system, og dere avtaler en oppstartsdato.

Så settes bank- og lønnsintegrasjoner opp, og den første bokføringen kjøres gjerne i parallell, slik at ingenting faller mellom to stoler i overgangen. Etter det går løpende bokføring, MVA og lønn på rutine hos det nye byrået. Hos oss tar denne overgangen vanligvis 1–2 uker; se hvordan vi gjør det på bytte regnskapsfører.

Når på året bør du bytte?

Det er en vanlig misforståelse at man må vente til årsskiftet. Du kan i praksis bytte når som helst. Et naturlig tidspunkt er ved inngangen til et nytt regnskapsår eller etter en avsluttet MVA-termin, fordi periodene da er rene – men et godt byrå kan ta over midt i året og kjøre den første perioden i parallell, slik at overgangen blir sømløs uansett.

Det viktigste er ikke datoen, men at overgangen planlegges: at dataene hentes komplett, at fristene for MVA og lønn holdes gjennom byttet, og at det er avklart hvem som har ansvar for hva i overgangsmåneden.

Hva bør du se etter i et nytt byrå?

Se etter en tydelig prismodell der du forstår hva som inngår, en fast kontaktperson eller et team så du ikke er avhengig av én person, og at byrået kjenner din bransje og dens typiske fallgruver. For et lokalt selskap kan det også være en fordel med et byrå i nærområdet, som er tilgjengelig når noe haster.

Folketsregnskap er et regnskapsbyrå på Rolvsøy i Fredrikstad som leverer til fast, forutsigbar pris – som regel rimeligere enn et tradisjonelt byrå – med en valgfri eiermodell der kunder kan bli medeiere. Vurderer du å bytte, ta kontakt for et uforpliktende tilbud – så viser vi hvordan en overgang ville sett ut for ditt oppsett.