Regnskap for stiftelser.

En stiftelse er en selveiende formuesmasse. Det finnes ingen eiere som kan ta ut verdier, og styret forvalter midlene på vegne av formålet som er nedfelt i vedtektene. Det gjør stiftelsesregnskap til noe annet enn AS-regnskap: jobben er ikke å vise eierne avkastning, men å dokumentere at midlene faktisk er brukt i tråd med formålet og at grunnkapitalen er forvaltet forsvarlig. Mange byråer som er vant til ordinære selskaper, behandler en stiftelse som et lite AS med et rart navn, og da blir både kontoplan, noter og årsberetning seende feil ut.

Et sentralt prinsipp er bunden og fri kapital. Grunnkapitalen og annen bunden egenkapital kan som hovedregel ikke deles ut, mens avkastning og fri kapital kan brukes til formålet etter de reglene vedtektene og stiftelsesloven setter. I praksis betyr det at bokføringen må holde tydelig orden på hva som er bundet, hva som er fritt, og hva som eventuelt er øremerket til et bestemt prosjekt eller en bestemt giver. Vi setter opp kontoplanen slik at dette skillet er synlig fra første bilag, ikke noe vi prøver å rekonstruere når årsoppgjøret nærmer seg.

Vi fører løpende bokføring etter god regnskapsskikk og bokføringsloven, på samme måte som for andre kunder, men med en kontostruktur og notepraksis som er tilpasset stiftelsesformen. Styret skal til enhver tid kunne se hvordan kapitalen står, hva som er disponibelt til formålet, og om driften ligger innenfor det vedtektene tillater. Det krever at tallene er ryddet underveis, ikke bare ved årsslutt.

Stiftelser er underlagt tilsyn, og årsregnskap og årsberetning skal være à jour og tilgjengelige. For mange stiftelser kommer arbeidet med Stiftelsestilsynet og innsending av årsregnskap til Regnskapsregisteret altfor sent på året, gjerne fordi den løpende bokføringen har ligget urørt. Vi legger frister for årsoppgjør, eventuell revisjon og rapportering inn i kalenderen ved oppstart, og jobber bakover derfra, slik at innsending blir en kontrollert avslutning og ikke et kappløp i siste liten.

Stiftelser har gjerne strengere forventninger til åpenhet enn vanlige selskaper. Givere, samarbeidspartnere og offentligheten skal kunne se at midlene går dit de skal. Det passer godt med måten vi jobber på: åpne, oppdaterte tall er kjernen i forretningsmodellen vår, ikke noe vi tar fram én gang i året. Et styre som får resultat, balanse og en kort kommentar månedlig, kan svare raskt når en giver eller en revisor spør, i stedet for å vente på at regnskapsfører skal grave fram tallene.

Vi forholder oss til regelverket generelt og korrekt, men finner ikke opp frister, terskler eller satser på vegne av den enkelte stiftelse. Hvilke krav som gjelder for revisjon, rapporteringsform og innsending, avhenger blant annet av stiftelsens størrelse og vedtekter. Det er nettopp den jobben en regnskapsfører skal ta: holde oversikt over hvilke regler som gjelder for akkurat denne stiftelsen, og varsle styret i god tid før noe forfaller, framfor at tillitsvalgte selv skal tolke lovverket.

God Regnskapsføringsskikk (GRFS) beskriver hvordan en ekstern regnskapsfører skal utføre oppdraget: oppdragsavtale, dokumentasjon, avstemming og kvalitetssikring. For en stiftelse er dette ekstra viktig, fordi styret ofte består av frivillige eller fagfolk som ikke er regnskapskyndige, og som er helt avhengige av at den eksterne føringen er etterprøvbar. Vi arbeider etter GRFS med skriftlig oppdragsavtale, løpende avstemming og en intern kontroll der bokføringen kvalitetssikres før den godkjennes, slik at du har et team i ryggen og ikke én enkeltperson.

Er stiftelsen revisjonspliktig, blir samspillet med revisor avgjørende. Et godt avstemt regnskap med ryddige noter, sporbare bilag og tydelig skille mellom bunden og fri kapital gjør revisjonen kortere, rimeligere og mindre stressende. Vi legger til rette dokumentasjonen slik revisor trenger den, og fungerer som bindeledd gjennom året, ikke bare i revisjonsuka. Også for stiftelser uten revisjonsplikt holder vi samme dokumentasjonsnivå, fordi et regnskap som tåler innsyn er hele poenget med formen.

Har stiftelsen ansatte, kjører vi lønn, feriepenger, OTP og A-melding på vanlig måte, og holder arbeidsgiverpliktene i orden. Mottar stiftelsen offentlig støtte eller prosjekttilskudd med rapporteringskrav, legger vi opp bokføringen slik at det enkelte tilskuddet kan rapporteres for seg, med kostnader knyttet til riktig prosjekt. Det sparer styret for å rekonstruere prosjektregnskap manuelt når tilskuddsgiver ber om dokumentasjon.

Mange stiftelser er små og driftes på et stramt budsjett, der hver krone som går til administrasjon, er en krone mindre til formålet. Samtidig er kravene til regnskap, åpenhet og rapportering de samme uansett størrelse. Tradisjonelle byråer som fakturerer per time eller krever et høyt minstevederlag, blir fort uforholdsmessig dyre for en liten stiftelse med få, men forpliktende, transaksjoner.

Vi har fast og forutsigbar pris knyttet til omfanget av arbeidet, slik at et styre kan budsjettere regnskapskostnaden på forhånd og forsvare den overfor givere og tilsyn. Du betaler for det reelle arbeidet med bokføring, rapportering og årsoppgjør, ikke for et oppblåst minstevederlag. Det gjør at en liten stiftelse kan ha ryddig, profesjonell økonomistyring uten at administrasjonen spiser opp midlene.

Som for alle kundene våre kan stiftelsen, helt valgfritt, bli medeier i byrået for et fast engangsbeløp, med fast rabatt på tjenestene, innsyn i selskapets tall og andel av et eventuelt overskudd. Medeierskap gir ingen styringsrett over Folketsregnskap, og selve regnskapstjenesten er nøyaktig den samme enten stiftelsen blir medeier eller ikke. For en stiftelse kan den faste rabatten over tid frigjøre litt mer til formålet, men det er et tilbud, ikke en forutsetning for å bli kunde.